27.05.2014

Digitale Archivierung als Komplettdienstleistung

Bremen 27.05.2014 – Die effektive, digitale Verwaltung der umfassenden Konstruktionsdaten für die drei aktuellen S-Bahn Baureihen stellt die S-Bahn Berlin GmbH, eine 100-prozentige Tochter der DB Regio AG und Teil der DB Mobility Logistics AG, bereits seit 1999 erfolgreich mit dem ECM-System scanview (damals noch unter dem Namen AUTODIGIT) von Allgeier sicher. Für die 2013 notwendig gewordene Digitalisierung der Konstruktionsdaten der älteren, nur noch zu Sonderzwecken genutzten S-Bahn-Fahrzeugen, beauftragte das Unternehmen mit der Allgeier ScanFactory einen spezialisierten Komplettdienstleister. Das transparentbasierte Archiv konnte die Konstruktionsabteilung der S-Bahn Berlin damit nicht nur vollständig auflösen, sondern auch die Engineering-, Konstruktions- und Instandhaltungs-Prozesse für die alten Fahrzeuge nachhaltig beschleunigen.

In der SQL-Datenbank von scanview verwaltet das Unternehmen in ihrem Berliner Werk „Schöneweide“ für die aktiven S-Bahn Fahrzeuge bereits insgesamt mehr als 140.000 technische Dokumente, darunter großformatige Zeichnungen von S-Bahn-Triebzügen, Sonderfahrzeugen und Produktbeschreibungen. Lediglich die 25.000 technischen Dokumente für die alten, auslaufenden S-Bahn Baureihen wurden im Zuge der DMS-Einführung 1999 zunächst nicht digitalisiert, sondern in Transparentform separat archiviert. „Da diese alten, aus dem Vorkriegszeitalter stammenden S-Bahn Baureihen jedoch heute noch vereinzelt als Museumsfahrzeuge oder Umbauten zu Sonderfahrzeugen zum Einsatz kommen und wir dringend unseren bisherigen Archivraum für andere Zwecke benötigten, haben wir uns 2013 schließlich dazu entschlossen, auch diese Dokumentationen mit Hilfe eines spezialisierten Scan-Dienstleisters zu digitalisieren“, erläutert Joachim Wegner, IT-Projektleiter und DB Systemtechnik Ingenieur für die S-Bahn Berlin, die Ausgangssituation.

Allgeier überzeugte mit Preis und Lösungskompetenz

Im Zuge des Auswahlverfahrens wurden zunächst die wesentlichen Projektanforderungen in einem Anforderungskatalog niedergeschrieben. Im nächsten Schritt forderte das Unternehmen dann schließlich von drei spezialisierten Scandienstleistern, die über Referenzen bei der Deutschen Bahn und entsprechende Erfahrungen mit Dokumentenmanagement verfügten, Angebote an.  „Unterm Strich konnte uns das Angebot von der Allgeier IT Solutions überzeugen, da sie nicht nur preislich am attraktivsten waren, sondern als Hersteller von scanview auch über die größte Lösungskompetenz für unser bestehendes Dokumentenmanagementsystem verfügten. Aber auch die positiven Erfahrungen mit der Allgeier IT Solutions aus den nunmehr über 15 Jahren der Zusammenarbeit und die daraus resultierende gute Vertrauensbasis haben zu der Entscheidung beigetragen“, begründet Joachim Wegner die im ersten Quartal 2013 getroffene Entscheidung.

Herausforderung: Einheitlich hohe Scan-Qualität bei teils stark vergilbten Dokumenten

Zu Projektbeginn wurden dann zunächst die sechs ca. 200x150x150cm großen Archivschränke samt der gut 25.000 Zeichnungen im Berliner S-Bahn Werk Schöneweide per Lift aus dem 5. Stock auf den Allgeier LKW geladen und in die ScanFactory  nach Bremen überführt. Das Scannen der Dokumente im Format DIN A4 bis DIN A0 sei dabei nicht die eigentliche Herausforderung gewesen, dies hätte jeder Dienstleister ohne Weiteres umsetzen können. „Die wesentliche Schwierigkeit lag insbesondere darin, die Dokumente für die Archivierung aufwändig nachzubearbeiten sowie eine zuverlässige Verschlagwortung für die effektive Suche im digitalen Archiv zu gewährleisten“, betont Joachim Wegner. „Dazu mussten die digitalisierten Dokumente alle einzeln analysiert werden, um dann die S-Bahn-spezifische Indexierung u.a. von Zeichnungsnummer, Benennung, Änderungsstand oder Dokumentenattribute (Freigabestati etc.) mittels elektronischer Karteikarten vorzunehmen.“

Da die Dokumente aufgrund ihres Alters teilweise stark vergilbt waren, erforderte es im Digitalisierungsprozess der ScanFactory besondere Scan-Verfahren, um eine einheitlich hohe Scan-Qualität sicherzustellen. Im Zuge der Scanvorgänge wurden die Dokumente zugleich in puncto Helligkeit und Leserlichkeit aufbereitet, gerade gerückt und DIN-Norm-konform zugeschnitten, damit die Großformat-Drucker bzw. Plotter der Konstruktionsabteilung die Dokumente 1:1 ausgeben können. Im Rahmen des Dienstleister-eigenen Qualitätsmanagements wurde zudem jede Zeichnung mit einem Barcode versehen, um die Integrität und korrekte Reihenfolge der Dokumente zu gewährleisten und Dubletten zu vermeiden. Im Anschluss wurden die indexierten und digitalisierten Konstruktionszeichnungen dann in das digitale scanview-Archiv überführt.

Raumgewinn, Zeitersparnis und Arbeitserleichterung

Mit dem Digitalisierungsprozess beschränkt sich die Arbeit der Ingenieure heute ganz auf die wesentlichen Mess-, Prüf-, Wartungs- und Konstruktionsprozesse. „Bisweilen war es auch ein kleines Kunststück, ein altes, DIN A0 großes Dokument zügig und unversehrt aus dem Archiv in die Konstruktionsabteilung und wieder Retour sorgfältig im Archiv einzulagern. Während der Such- und Informationsbeschaffungs-Prozess der benötigten Zeichnungen früher bis zu einer Stunde in Anspruch nahm, können wir heute die benötigten Dokumente über eine standardisierte Indexsuche per Knopfdruck aus dem Archivsystem abrufen und direkt über den Plotter ausgeben“, zeigt sich Joachim Wegner zufrieden. „Aufgrund der guten Digitalisierungsergebnisse haben wir uns dann auch nicht gescheut, die originalen technischen Zeichnungen der alten Baureihen schließlich allesamt einem Museumsverein zur Verfügung zu stellen.“

In einem weiteren Projekt soll das scanview ECM- und Archivsystem bei der Berliner S-Bahn GmbH auf die neueste Version migriert werden. Die unternehmensindividuellen Anpassungen und Zusatz-Scripte u.a. im Bereich der Export-Funktionen, Anzeigeansicht und der Ablageorganisation bleiben mit dem geplanten Release-Wechsel dabei vollständig erhalten. „Wenn dann in den nächsten Jahren wieder eine neue S-Bahn Baureihe auf den Markt kommt, sind wir froh, mit der Allgeier ScanFactory auf einen zuverlässigen und professionellen Scandienstleister zurückgreifen zu können“, so Joachim Wegner.

Über die S-Bahn Berlin GmbH

Die 1995 gegründete S-Bahn Berlin GmbH ist eine 100-prozentige Tochter der DB Regio AG und mit ihren über 3.000 Mitarbeitern ein wichtiger Teil der DB Mobility Logistics AG, in der die Mobilitäts- und Logistikaktivitäten der Deutschen Bahn AG zusammengefasst sind. Die Konstruktionsabteilung der Berliner S-Bahn, die vor wenigen Jahren aus der S-Bahn Berlin GmbH zur Zentrale der DB Regio und später in die DB Systemtechnik GmbH übergeleitet wurde, sorgt als kompetenter Partner für die technische Betreuung der S-Bahn-Fahrzeuge im regionalen Schienenpersonennahverkehr (SPNV). Die S-Bahn Berlin GmbH befördert werktäglich bis zu 1,3 Millionen Fahrgäste und befährt mit 166 Bahnhöfen und 15 S-Bahn Linien ein 330 Kilometer langes Streckennetz, das den Citybereich mit dem Berliner Umland verbindet.  Eine hohe Taktdichte der Züge, ein flächendeckendes Netz von Kundenzentren und Fahrkartenausgaben sowie auskunftsbereite Mitarbeiter auf den Bahnsteigen zentraler S-Bahnhöfe gehören zum vielseitigen Service des Unternehmens.

Über Allgeier IT Solutions:

Die Allgeier IT Solutions GmbH mit Sitz in Bremen wurde 1977 als Allgeier Computer GmbH gegründet. Das Unternehmen ist Teil der börsennotierten Allgeier SE und hat sich auf die Entwicklung, Vermarktung und Umsetzung ganzheitlicher Lösungen und Services in den Bereichen Cloud Solutions, Enterprise Content Management, Business Solutions, Compliance & Security und Business Services spezialisiert. Das umfassende Leistungsspektrum von vollständig integrierten IT Solutions und IT Services aus einer Hand macht Allgeier mit neun deutschlandweiten Standorten und einer Dependance in Wien, Österreich, zu einem kompetenten und zuverlässigen IT Partner für mittelständische und große Unternehmen. Das flächendeckende Vertriebs- und Servicenetz wird ergänzt durch ein europaweites Partnernetzwerk. Die Allgeier SE erwirtschaftete 2013 einen Umsatz von 478 Mio. EUR. Im Rahmen der alljährlichen Kundenumfrage von COMPUTERWOCHE und ChannelPartner wurde Allgeier zum „Besten Systemhaus 2013“ gewählt.